1 Rekisterin nimi

Lapinlahden 1. apteekin Avainasiakasrekisteri (myöhemmin ”Rekisteri”)

2 Rekisterinpitäjä

Lapinlahden 1. apteekki (myöhemmin ”Apteekki”).
Juhani Ahontie 2 ,73100 Lapinlahti
017-732103, 040-1758808
asiakaspalvelu@lapinlahdenapteeki.fi

3 Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Anne Mähönen
Proviisori, Tietosuojavastaava
Juhani Ahontie 2, 73100 Lapinlahti
017-732103

4 Rekisterin julkisuus

Rekisterin sisältämät tiedot on rajoitettu yrityksen tiedoiksi ja ne ovat saatavilla vain Apteekin määrittelemille valtuutetuille käyttäjille.

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Tietojen käsittely perustuu voimassa olevaan kanta-asiakassopimukseen apteekin ja kanta-asiakkaan välillä. Apteekki käsittelee henkilötietoja myös avainasiakkaan antaman suostumuksen tai oikeutetun edun perusteella.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, avainasiakaspalvelun tuottaminen asiakkaalle ja apteekin palveluista ja niihin liittyvistä ajankohtaisista asioista tiedottaminen.  Henkilötiedoista koostuvan rekisterin tarkoitus on Lapinlahden 1. apteekin avainasiakasrekisterin ylläpito. Rekisterin tarkoitus on nopeuttaa ja helpottaa avainasiakkaiden asiointia apteekissa. Avainasiakasrekisterin avulla apteekki seuraa asiakkaan ostokertymää, jonka perusteella asiakas saa erikseen avainasiakassopimuksessa määritetyistä ostoistaan alennuksia.

Kun henkilö liittyy avainasiakkaaksi allekirjoittamalla avainasiakassopimuksen, apteekki pyytää henkilöltä suostumusta markkinointiin koskien Lapinlahden 1. apteekin tiedotteita ja tarjouksia. Markkinointi tapahtuu sähköpostitse, tekstiviestitse tai kirjeitse. Markkinointitoimenpiteet voivat olla kohdennettuja. 

Lapinlahden 1. apteekki viestii avainasiakkailleen kampanjoista ja tarjouksista myös Avainapteekkien yhteisesti omistaman yhteistoimintayrityksen Avainapteekit Oy:n tarjoaman palvelun kautta. Viestiminen tapahtuu sähköpostitse. Asiakas voi antaa suostumuksen tähän avainasiakassopimuksessa.

6 Rekisterin tietosisältö

Avainasiakasrekisteriin kerätään liittymisen yhteydessä asiakkaan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Asiakasohjelmaanliittyvinä tietoina rekisteriin kerätään asiakasnumero, avainasiakasohjelman hyödyntämiseen liittyvät tiedot (asiakkaan alennusetu ja asiakasryhmät), tiedot koskien asiakkaan aiemmin ostamia reseptivapaita lääkkeitä sekä mieltymyksiä niihin liittyen sekä tiedot koskien asiakkaan antamia suostumuksia henkilötietojen käsittelyyn.

7 Henkilötietojen säilytysaika

Apteekki säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi tarpeellista.

Apteekki säilyttää avainasiakkaiden henkilötietoja toistaiseksi. Apteekki poistaa tätä sopimusta koskevat henkilötiedot rekisteristä, jos asiakas purkaa avainasiakassopimuksen.

8 Liitynnät muihin järjestelmiin

Apteekin kanta-asiakastiedot eivät ole liitettyinä muihin järjestelmiin.

9 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyn allekirjoittama avainasiakassopimuslomake ja asiakkaan ostot.

10 Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Avainasiakasrekisterin tietojen säännönmukaista luovutusta ei tehdä. Tietojen luovutus tehdään tarvittaessa tarkan harkinnan varaisesti yrityksen toiminnan kannalta näin vaativissa tilanteissa, esimerkiksi omistajan vaihdoksen yhteydessä.

Apteekki luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää apteekkia toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii apteekkia luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon apteekin hallussa olevasta tietokannasta.

Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden ulkopuolelle.

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: Avainasiakaslomakkeet säilytetään apteekissa tiloissa, joihin ulkopuolisten pääsy on estetty. Tiedot hävitetään apteekin tietoturvaohjeiden mukaisesti.

Digitaalinen aineisto: Digitaalinen aineisto säilytetään serverillä, joka on apteekin tiloissa. Aineisto on suojattu ajantasaisella viruksentorjuntaohjelmalla ja palomuurilla.

Avainapteekit Oy:n osalta (tämä koskee tilanteita, kun asiakas on antanut sähköpostiosoitteensa markkinointitarkoituksiin Avainapteekit Oy:lle) kaikki henkilötiedot säilytetään ja niitä käsitellään palvelimilla, jotka sijaitsevat Euroopan unionin alueella. Asiakkaan kaikki tiedot ovat suojattuja yleisesti hyväksyttyjen toimialastandardien mukaisesti, mutta tietojen siirtäminen internetin välityksellä ei koskaan ole täysin turvallista, joten Avainapteekit Oy ei voi taata siirtyneen tiedon eheyttä sadan prosentin varmuudella. Avainapteekin Oy suojelee järjestelmiään teknisin ja hallinnollisin menetelmin luvatonta käyttöä ja tietojen tuhoamista vastaan lähettämällä tietoja vain salatussa muodossa. He säilyttävät asiakkaan tietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen palveluiden tarjoamiseksi avainasiakasohjelman yhteydessä. Tietojen käsittelyn päätyttyä Avainapteekit Oy poistaa asiakkaan tiedot, elleivät laita ja säädökset nimenomaisesti vaadi säilyttämään tietoja pidempään.

12 TarkastusoikeusRekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna apteekille.

13 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Rekisteröity voi milloin vain tarkistaa tai pyytää korjausta, päivitystä tai muutosta henkilötietoihinsa sekä vaatia niiden poistamista apteekin rekisteristä. On huomattava, että osan henkilötietojen poistaminen voi johtaa siihen, että avainasiakkuuden perusteella myönnettävät etuudet eivät ole enää käytettävissä.

14 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

15 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Lapinlahden apteekki ei rekisterinpitäjänä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: 
Ratapihantie 9, 6. krs
00520 Helsinki
Postiosoite: 
PL 800
00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735